HR Analytics là một khái niệm đang ngày càng trở thành trung tâm trong hoạt động quản trị nhân sự hiện đại, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp không còn xem phòng nhân sự là bộ phận hành chính đơn thuần mà bắt đầu coi HR là đối tác chiến lược của business. Nếu như trước đây nhiều quyết định nhân sự được đưa ra dựa trên cảm tính, kinh nghiệm cá nhân hoặc đánh giá chủ quan của quản lý thì hiện nay doanh nghiệp đang chuyển dần sang tư duy quản trị bằng dữ liệu. HR Analytics chính là công cụ giúp chuyển hóa dữ liệu nhân sự thành thông tin có giá trị để hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn, nhanh hơn và có khả năng dự báo cao hơn. Có thể hiểu đơn giản rằng HR Analytics là quá trình thu thập, đo lường, phân tích và diễn giải dữ liệu liên quan đến con người trong tổ chức nhằm cải thiện hiệu quả quản trị nhân sự cũng như hiệu quả vận hành doanh nghiệp.
Điểm đặc biệt của HR Analytics nằm ở chỗ nó không chỉ dừng lại ở việc thống kê số lượng nhân viên hay theo dõi bảng lương như cách làm nhân sự truyền thống. Giá trị lớn nhất của HR Analytics nằm ở khả năng tìm ra nguyên nhân, xu hướng và mối liên hệ giữa dữ liệu con người với kết quả kinh doanh. Ví dụ một doanh nghiệp có tỷ lệ nghỉ việc cao không chỉ cần biết bao nhiêu người nghỉ mà cần hiểu vì sao họ nghỉ, nhóm nào nghỉ nhiều nhất, quản lý nào có tỷ lệ nghỉ việc cao bất thường, mức lương có phải nguyên nhân chính hay không, thời gian gắn bó trung bình là bao lâu, hiệu suất làm việc trước khi nghỉ có dấu hiệu giảm hay không và việc nghỉ việc đó ảnh hưởng thế nào đến doanh thu, vận hành hay khách hàng. Khi HR bắt đầu trả lời được những câu hỏi như vậy bằng dữ liệu thay vì cảm tính thì vai trò của HR trong doanh nghiệp sẽ thay đổi hoàn toàn.
Một trong những nguyên nhân khiến HR Analytics phát triển mạnh là do doanh nghiệp hiện nay đang đối mặt với áp lực cạnh tranh rất lớn về nhân tài. Trong quá khứ, nhiều công ty chỉ tập trung vào máy móc, tài chính hoặc sản phẩm mà chưa xem dữ liệu nhân sự là tài sản chiến lược. Tuy nhiên khi thị trường thay đổi nhanh, công nghệ phát triển mạnh và thế hệ lao động mới xuất hiện thì con người trở thành yếu tố quyết định tốc độ phát triển của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có chiến lược tốt nhưng tuyển sai người, giữ chân không tốt hoặc bố trí nhân sự không phù hợp vẫn có thể thất bại. Chính vì vậy HR Analytics xuất hiện như một công cụ giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn về lực lượng lao động của mình thay vì quản trị theo kiểu cảm tính và phản ứng chậm như trước.
Trong thực tế, HR Analytics được ứng dụng ở rất nhiều mảng khác nhau của quản trị nhân sự. Một trong những ứng dụng phổ biến nhất là tuyển dụng. Thay vì chỉ đăng tuyển và chờ ứng viên như cách truyền thống, doanh nghiệp hiện nay bắt đầu phân tích dữ liệu tuyển dụng để tối ưu hiệu quả. HR có thể đo được nguồn tuyển dụng nào mang lại ứng viên chất lượng nhất, thời gian tuyển trung bình của từng vị trí, chi phí tuyển dụng trên mỗi ứng viên, tỷ lệ ứng viên pass thử việc theo từng nguồn tuyển, thời điểm nào trong năm tuyển dụng hiệu quả nhất hay thậm chí phân tích đặc điểm của những nhân viên giỏi để tìm ra chân dung ứng viên phù hợp hơn. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ tuyển nhanh mà còn tuyển đúng người, giảm chi phí sai người và tăng tỷ lệ giữ chân sau tuyển dụng.
Một ứng dụng quan trọng khác của HR Analytics là phân tích tỷ lệ nghỉ việc. Đây là một trong những bài toán đau đầu nhất của doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt ở các ngành có biến động lao động cao như bán lẻ, sản xuất, công nghệ hoặc dịch vụ. Trước đây nhiều doanh nghiệp chỉ phản ứng khi nhân viên nghỉ hàng loạt, nhưng với HR Analytics doanh nghiệp có thể chủ động dự báo nguy cơ nghỉ việc từ sớm. Ví dụ dữ liệu cho thấy những nhân viên có thời gian tăng lương quá lâu, ít tham gia hoạt động nội bộ, hiệu suất giảm liên tục hoặc thường xuyên xin nghỉ phép có nguy cơ nghỉ việc cao hơn. Khi có dữ liệu này, HR có thể phối hợp với quản lý để can thiệp sớm thay vì chờ nhân viên nộp đơn nghỉ việc mới xử lý. Đây chính là sự khác biệt giữa HR vận hành và HR chiến lược.
Không chỉ dừng lại ở tuyển dụng hay nghỉ việc, HR Analytics còn được sử dụng để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên điểm quan trọng là doanh nghiệp hiện đại không còn nhìn hiệu suất theo kiểu đơn giản như đạt KPI hay không đạt KPI. Dữ liệu hiện nay được phân tích đa chiều hơn rất nhiều. Ví dụ doanh nghiệp có thể xem xét mối liên hệ giữa hiệu suất với thời gian đào tạo, môi trường làm việc, quản lý trực tiếp, chính sách lương thưởng hoặc mức độ gắn kết của nhân viên. Có những trường hợp hiệu suất thấp không phải do nhân viên yếu mà do quản lý kém, quy trình rối hoặc mục tiêu không rõ ràng. Khi HR có dữ liệu đủ sâu thì doanh nghiệp sẽ tránh được việc đánh giá sai con người và giảm nguy cơ mất nhân tài.
Một khía cạnh rất quan trọng của HR Analytics là Employee Engagement hay mức độ gắn kết nhân viên. Trong nhiều năm, doanh nghiệp thường đánh giá nhân viên dựa trên việc họ có làm việc hay không, nhưng hiện nay các công ty lớn hiểu rằng một nhân viên đi làm đầy đủ chưa chắc đã thực sự gắn kết. Có rất nhiều người vẫn làm việc nhưng tinh thần đã rời khỏi tổ chức. Đây chính là hiện tượng Quiet Quitting đang được nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây. HR Analytics giúp doanh nghiệp đo lường mức độ gắn kết thông qua khảo sát nội bộ, phản hồi nhân viên, tỷ lệ tham gia hoạt động công ty, dữ liệu hiệu suất, tỷ lệ nghỉ việc và nhiều yếu tố khác. Khi doanh nghiệp hiểu được tâm lý nhân viên bằng dữ liệu thì việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp sẽ thực tế hơn thay vì chỉ dừng ở khẩu hiệu.
Trong lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân sự, HR Analytics cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Trước đây nhiều doanh nghiệp tổ chức đào tạo theo kiểu phong trào, học cho có hoặc làm vì quy trình mà không đo được hiệu quả thực sự. Nhưng hiện nay doanh nghiệp bắt đầu phân tích xem chương trình đào tạo nào mang lại cải thiện hiệu suất cao nhất, nhóm nhân sự nào cần đào tạo nhiều nhất, kỹ năng nào đang thiếu hụt nghiêm trọng và sau đào tạo nhân viên có thay đổi hành vi hay không. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí đào tạo vô ích và tập trung đúng vào những năng lực thực sự tạo ra giá trị cho business.
Một điểm thú vị là HR Analytics không chỉ phục vụ phòng nhân sự mà còn hỗ trợ trực tiếp cho ban lãnh đạo. Trong các cuộc họp chiến lược hiện nay, dữ liệu nhân sự ngày càng xuất hiện nhiều hơn. CEO không chỉ muốn biết doanh thu hay lợi nhuận mà còn muốn hiểu tình trạng nhân sự của tổ chức. Ví dụ tốc độ tăng trưởng có đang vượt quá khả năng tuyển dụng hay không, đội ngũ quản lý cấp trung có đủ năng lực dẫn dắt hay không, phòng ban nào đang có dấu hiệu kiệt sức, tỷ lệ nhân sự giỏi nghỉ việc có đang tăng hay không. Khi HR có khả năng cung cấp dữ liệu chất lượng, vai trò của HR sẽ chuyển từ hỗ trợ sang tư vấn chiến lược.
Tuy nhiên để triển khai HR Analytics hiệu quả không phải là chuyện đơn giản. Một trong những khó khăn lớn nhất của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là dữ liệu nhân sự còn rời rạc và thiếu chuẩn hóa. Nhiều công ty lưu dữ liệu bằng Excel thủ công, mỗi phòng ban quản lý một kiểu, thông tin thiếu đồng bộ và gần như không có hệ thống phân tích tập trung. Điều này khiến HR rất khó xây dựng báo cáo chính xác hoặc phân tích chuyên sâu. Ngoài ra nhiều HR hiện nay mạnh về vận hành nhưng yếu về tư duy dữ liệu. Họ quen xử lý hồ sơ, tuyển dụng hoặc hành chính nhưng chưa quen đọc số liệu, phân tích xu hướng hay sử dụng công cụ phân tích dữ liệu. Đây là lý do vì sao HR Analytics dù được nhắc đến nhiều nhưng chưa được triển khai hiệu quả ở không ít doanh nghiệp.
Một thách thức khác là văn hóa quản trị trong doanh nghiệp. Có những nơi dù có dữ liệu nhưng lãnh đạo vẫn ra quyết định theo cảm tính hoặc kinh nghiệm cá nhân. Khi đó HR Analytics sẽ rất khó phát huy giá trị. Dữ liệu chỉ thật sự có ý nghĩa khi doanh nghiệp sẵn sàng thay đổi tư duy quản trị. Ví dụ nếu dữ liệu cho thấy một quản lý có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc rất cao nhưng lãnh đạo vẫn bỏ qua vì người đó thân cận hoặc có thành tích kinh doanh tốt thì HR Analytics cũng không tạo ra thay đổi thực sự. Chính vì vậy để triển khai HR Analytics hiệu quả cần sự đồng hành từ cả lãnh đạo, HR và các phòng ban khác.
Hiện nay cùng với sự phát triển của AI và công nghệ, HR Analytics đang bước sang một giai đoạn mới mạnh mẽ hơn rất nhiều. Doanh nghiệp không chỉ phân tích dữ liệu quá khứ mà còn bắt đầu ứng dụng phân tích dự báo và trí tuệ nhân tạo. Ví dụ hệ thống có thể dự đoán nhân viên nào có nguy cơ nghỉ việc cao, ứng viên nào phù hợp với văn hóa công ty, nhóm nào có nguy cơ giảm hiệu suất hoặc kỹ năng nào sẽ thiếu hụt trong tương lai. Đây là bước chuyển rất lớn vì HR không còn chỉ xử lý vấn đề đã xảy ra mà bắt đầu tham gia vào việc dự báo và phòng ngừa rủi ro nhân sự.
Dù vậy doanh nghiệp cũng cần cẩn trọng khi ứng dụng HR Analytics. Dữ liệu nhân sự liên quan trực tiếp đến con người nên luôn tồn tại rủi ro về quyền riêng tư, bảo mật và đạo đức. Nếu doanh nghiệp thu thập dữ liệu quá mức hoặc sử dụng dữ liệu không minh bạch thì rất dễ gây mất niềm tin trong nội bộ. Ví dụ nếu nhân viên cảm thấy mọi hành vi đều bị theo dõi và phân tích thì họ có thể bị áp lực tâm lý hoặc giảm sự thoải mái trong công việc. Vì vậy HR Analytics hiệu quả không chỉ nằm ở công nghệ mà còn nằm ở cách doanh nghiệp sử dụng dữ liệu một cách có trách nhiệm.
Trong tương lai, HR Analytics gần như sẽ trở thành kỹ năng bắt buộc của người làm nhân sự hiện đại. Khi doanh nghiệp ngày càng coi trọng dữ liệu thì HR không thể chỉ làm việc bằng kinh nghiệm cảm tính như trước. Người làm HR sẽ cần hiểu cách đọc số liệu, phân tích dữ liệu, xây dashboard, sử dụng hệ thống HRM, hiểu logic business và biết cách biến dữ liệu thành hành động thực tế. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp hiện nay bắt đầu tuyển HR có tư duy phân tích hoặc kết hợp HR với Data Analytics.
Có thể nói HR Analytics đang làm thay đổi toàn bộ cách doanh nghiệp nhìn về nhân sự. Từ một bộ phận hỗ trợ phía sau, HR đang dần trở thành trung tâm dữ liệu về con người trong tổ chức. Doanh nghiệp nào biết tận dụng HR Analytics sẽ có lợi thế rất lớn trong tuyển dụng, giữ chân nhân tài, nâng cao hiệu suất và xây dựng đội ngũ bền vững. Ngược lại những doanh nghiệp vẫn quản trị nhân sự bằng cảm tính rất dễ rơi vào tình trạng tuyển sai người, mất người giỏi, chi phí nhân sự tăng cao nhưng hiệu quả thấp. Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt hiện nay, dữ liệu không còn là lựa chọn mà đã trở thành nền tảng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển lâu dài, và HR Analytics chính là cánh cửa đưa ngành nhân sự bước vào giai đoạn quản trị hiện đại thực sự.
